DX担当の私が、同僚の「まずは紙で」に納得した理由

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先日、同僚と
在庫管理について
話をしていました。

私はこれまでITに
携わってきた経験もあり

在庫管理と聞くと
ついデジタル化を考えてしまいます。

在庫数量をデータで管理し
適切なタイミングで
発注できるようにする。

発注数量や金額も把握できれば
余分な在庫を減らすことにも
つながります。

ところが、同僚から出てきた提案は
紙の現品票を貼り付けるというものでした。

「最初からデジタルにしても
使いづらかったら定着しない。
まずは簡単にできる方法で
在庫を見えるようにした方がいい」

そしてその先のことも
考えていました。

現品票による管理が定着してきたら
そのときにデジタル化を考えればいい。

そのころには現場の人たちの
在庫を見る目も
少し変わっているだろうから。

なるほど、と思いました。

私は在庫を管理する
仕組みを考えていましたが

同僚はその仕組みを
現場に根づかせる
順番を考えていたのです。

まずは、誰でも在庫を確認できる状態にする

デジタルで在庫を管理するには
パソコンやタブレットなどの端末が必要です。

在庫を確認するたびに
端末を操作しなければならない環境では
現場の人たちにとって
新たな負担になる可能性があります。

一方、紙の現品票なら
現品のところに行けば
誰でもその場で確認できます。

もちろん紙であっても
入出庫の際に数量を更新するなど
管理のルールは必要です。

それでも新しいシステムの操作まで
一度に覚えてもらう必要はありません。

まずは在庫が見える状態をつくる。
そして現品票を確認したり
数量を記録したりすることを
日常業務の一部にしていく。

管理が定着すれば
在庫数量やその動きにも
少しずつ目が向くようになるかもしれませんよね。

実際に使ってみれば
どんな情報が必要で
どんな作業が負担になるのかも
見えてくるでしょう。

同僚が提案してくれたのは
単に紙で管理するという方法ではありません。

現場で無理なく始め
使いながら仕事の進め方を整えていく
という順番だったのです。

在庫を見えるようにすることが目的ではない

そもそも何のために
在庫を管理するのでしょうか。

在庫数量を正確に
把握することは大切ですが
それ自体が最終的な目的ではありません。

必要な材料が不足して
仕事が止まることを防ぐ。

一方で必要以上の在庫を抱え
余分なお金や保管場所を使うことも避けたい。

そのためにはどのくらいの
在庫になったら発注するのか

どれだけの数量を発注するのか
発注にいくら使うのか

といったことを考える必要があります。

在庫の減り方や調達に
必要な日数などを把握し
適切な発注点や発注数量を決めていく。

しかし現場の実際の在庫数量が
わからなければ
適切な発注の判断はできません。

だからこそまずは
在庫を見えるようにする。

そして現品票を使った管理が
定着してきたら
実際の在庫の動きや
管理するうえでの困りごとを把握していく。

そこから適切な発注の仕組みを考え
必要に応じてデジタル化する。

こうして順番に取り組めば
何のためにデジタル化するのかも
明確になります。

仕事の流れをつくらずに、システムだけ導入していないか

今回の話は在庫管理に
限ったことではありません。

例えば情報共有が
うまくいっていない会社が
新しい情報共有システムを導入したとします。

しかし、誰が、いつ、何を
共有するのかが決まっていなければ
システムを入れただけで情報が
流れるようになるわけではありません。

情報を入力する人がいて
それを見て次の仕事をする人がいる。

そのつながりができて
初めて情報共有の仕組みが機能します。

在庫管理も同じです。

現品票であれ、
デジタルの在庫管理システムであれ、

入出庫の記録が行われ
必要な人が在庫を確認し
適切なタイミングで発注する。

こうした一連の仕事がつながってこそ
仕組みが役に立ちます。

どんなに高機能なシステムでも
使う人たちの仕事に
組み込まれていなければ
期待した成果は得られないでしょう。

一方、紙の現品票という簡単な方法でも
仕事の流れを整えるきっかけにはなります。

実際に使いながら
紙では集計に時間がかかる
離れた場所から在庫を確認したい
といった課題が見えてきたら
そこにデジタル技術を使えばいいのです。

デジタル化する前に、仕事の流れをつくる

私は仕事柄、改善の話になると
どうしてもITを使った解決方法から
考えがちです。

でも今回の同僚との会話で
改めて気づかされました。

最初に考えるべきなのは
どんなシステムを使うかではなく

どうすれば現場の仕事が
スムーズに流れるようになるのか
ということです。

そのためにまず紙の現品票を
使うのであれば、それでいい。

現品票が定着し在庫管理が
日常業務の一部になってきたら
そのときに次の改善を考えればいい。

もちろん紙の管理で十分に
目的を達成できているなら
無理にデジタル化する必要はありません。

一方で紙による管理が
仕事の負担になってきたり
会社全体で在庫情報を活用する必要が
出てきたりすれば

デジタル化によって
解決できることもあるでしょう。

私が考えるDXは
単に紙をなくしたり
ITを導入したりすることではありません。

仕事の流れを良くすることで
そこで働く人たちがより良い仕事を
できるようになること。

そしてそれが会社全体の成果に
つながっていくことです。

今回同僚が教えてくれたのは
デジタル化の方法ではなく
改善の進め方でした。

仕組みを先につくるのではなく
まず現場でできることから始める。

そこで仕事の流れを整え
必要になったときにデジタル技術を使う。

デジタル化する前に、まず仕事の流れをつくる。

あなたの会社でも
新しいシステムを導入する前に
そもそもどんな仕事の流れをつくりたいのか
考えてみませんか？

その改善、本当にシステムから始める必要がありますか？

在庫管理や情報共有、業務のデジタル化。

何から手をつければいいのか
わからないときは、
一度今の仕事の流れを整理してみませんか。

IT導入ありきではなく
現場で無理なく始められる方法から
一緒に考えます。

まだ課題がはっきりしていなくても大丈夫です。

まずは今困っていることを聞かせてください。

↓ 下のフォームから、お気軽にご相談ください。

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