「とりあえずExcel」が、会社をアベンジャーズ化する

最近、マーベルの
アベンジャーズ関連の
映画を見ています。

 

「アイアンマン2」を見たので
そのまま「アイアンマン3」を
見ました。

 

ところが途中で
「あれ？」となりました。

 

トニー・スタークが
いつの間にか大量のスーツを
作っている。

 

そしてなんだか妙に焦っている。

 

2作目と3作目のあいだに
何かあったように見える。

 

そこでAIに聞いてみました。

 

すると、アイアンマンの3作目を観る前に

 

「マイティ・ソー」

 

「キャプテン・アメリカ／ザ・ファースト・アベンジャー」

 

「アベンジャーズ」

を見ておいたほうがいいと
言われました。

 

なるほど。

 

ということでマイティ・ソーを
見終えて
今はキャプテン・アメリカを
見ています。

 

このあとアベンジャーズ。

 

でも見ているうちに
感じちゃったことがあります。

 

前の話を理解するために
別の作品の前提がいる。

 

新しい設定が足されるたびに
アイアンマン3への入口が
どんどん遠くなっていく。

 

これはこれで面白いんですよ。
何本もつながっているから
世界観が広く感じられる。

 

ただ同じことが会社で起きると
かなり困ったことが起きます。

 

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会社にも後付け設定があります

マーベル作品、調べれば調べるほど
ストーリーやキャラの設定の
破綻がみられるようで
 

後付け設定をどんどんしていった
結果なんだろうな。

と思っています。

 

その代表が「とりあえずExcel」です。

 

とりあえずExcelを作る。
この顧客だけ別のExcel。
この場合だけ別の帳票。

 

すぐにはシステムで対応できないので
ひとまずExcelで補う。
そのExcelから別のExcelへ転記する。

 

一本ずつファイルが増えていきます。

 

数年経つと
「このファイルは○○さんに
聞いてください」
という言葉が社内で聞こえてくるようになる。

 

マーベル作品のごとく
社内でスピンオフ作品がどんどん
できている状態です（笑）

 

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最初のExcelは、たいてい正しい

Excelをやめましょう
という話ではありません。

 

Excelは優れた道具です。

 

すぐ使える。
誰でも触れる。

 

現場で困っていることを
現場ですぐ解決できる道具は
実はそう多くありません。

 

その時点ではExcelが
一番いい方法でした。

 

問題はそのあとです。

 

暫定でつくったものを
暫定のまま使い続ける。

 

使い続けるうちに
それが本番になる。

 

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Excelが業務フローの一部になるとき

しばらく経つとこうなります。

↓

 

ここまで来るとExcelから
抜け出すのが一気に大変になります。

 

Excelが暫定の手段ではなく
業務フローの一部に
なっているからです。

 

データを持っていることと
会社としてその情報を
使えることは別です。

 

数字は存在している。
でも必要な人に届いていない。
届いたときには
もう古くなっている。

 

「うちはデータで管理しています」
と言える会社でも
誰かが転記し終わるまで
何も分からない。

 

こんなこと、実は珍しくありません。

 

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気づけば、聞く相手は人になっている

例外が増えるほど
仕事の仕方が変わります。

 

このファイルは○○さん。
この数字は△△さん。
この処理は□□さん。

 

情報にアクセスできれば分かることが
人に聞かないと分からないことに変わる。

 

複雑さが
仕組みから人の頭の中へ
引っ越したわけです。

 

こうなると
人に休まれると止まる。
人に辞められると分からない。

 

引き継ぎに何か月もかかる。
新しく入った人が覚えられない。

 

そして改善しようにも
どこから触ればいいのかが
見えなくなります。

 

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新しいシステムに、古い複雑さを移植しない

人の頭の中にだけあるものは
新しいシステムにはなかなか移せません。

 

目に見える設定ならば移せます。

 

だから新しいシステムを入れるとき
多くの会社がこうします。

 

 

画面はきれいになりました。
クラウドにもなりました。

 

でも仕事のやり方は
一ミリも変わっていません。

 

古い複雑さを
新しいシステムに
移植しただけです。

 

これで「効果が出ない」と
言われるのは
システムが気の毒です。

 

新しいツールを入れるときは
今のやり方を再現する場面では
ありません。

 

やり方を見直す
いちばんいい機会です。

 

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消す前に、理由を聞いてください

見直しの順番はこうなります。

 

 

ツールを選ぶのは最後です。

 

大事なのは3つ目です。
なぜそうしているのかを聞く。

 

昔、なんでもExcelで作る会社を
よく見かけました。

 

文書もExcel。
説明資料もExcel。

 

Wordのほうが速いだろうし
パワポのほうが向いている中身でも
Excelで作る。

 

理由を聞いてみました。

 

「印刷したときの見た目を
揃えやすいから」

 

計算に使っているわけでもない。
マクロを組んでいるわけでもない。

 

セルを原稿用紙のマス目のように
使って文章を書いている会社も
ありました。

 

機能で選んでいません。
見た目で選んでいます。

 

こういう理由は
聞かないと出てきません。

 

そして聞いてしまえば
話が変わります。

 

印刷の見た目が理由なら
それは新しいシステムの
帳票の設定で済む話です。

 

理由を聞かずに数だけ数えると
5種類は5種類のまま
移植されます。

 

ただし全部そろえればいい
という話でもありません。

 

お客様のために残している例外は
競争力そのものです。

 

消す対象は別にあります。

• 昔の事情で残っているだけの処理
• 誰も理由を説明できない処理
• 同じことを二重にやっている処理

この3つです。

 

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明日、ひとつだけ選んでください

今日できることを
ひとつ置いておきます。

 

仕事をひとつ選びます。
受注でも見積でも請求でも
かまいません。

 

その仕事に使っているものを
全部書き出します。

• システム
• Excel
• 紙
• メール
• 人への確認

書き出したら
一つずつ聞いてみてください。

 

そして「この場合だけ」で
始まる処理に印をつける。

 

その中から
やめられるものをひとつ
探します。

 

ひとつで十分です。

 

「そもそも、この仕事は
今も必要だろうか」

 

DXは新しい設定を
足すことだけではありません。

 

いらなくなった設定を消して
仕事を分かりやすくする。

 

それも大事なDXです。

 

書き出してみて
思ったより多かった方は
一度お話ししましょう。

 

• どこから手をつけるか分からない
• 書き出したが、消していいのか判断がつかない
• システムを入れ替える予定があるので、その前に整理したい

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