新年明けましておめでとうございます。
本年もどうぞよろしくお願いいたします。
さて、新しい年の始まりに、皆さまの会社にもたくさんの年賀状が届いていることでしょう。当社新免鉄工所でも多くの心温まるご挨拶をいただき、感謝の気持ちでいっぱいです。ただ、その中でふと気になったのは、わずかながら「社名の誤字」が見受けられたことです。
このことで思い出したのは、私のブログの師匠がセミナーのたびに語っていた言葉。
この話を毎年この時期に思い出します。
今回はその教訓を振り返りながら、デジタル化が進む現代において「名前の正確性」がなぜこれほど重要なのかを考えたいと思います。これは単なるエチケットではなく、ビジネスの信頼を守るための大切な視点です。
現代では、多くの企業が年賀状の宛名や郵送物の情報をデータベースで管理しています。その利便性は素晴らしいものですが、一度登録したデータが間違っていると、間違ったまま使用され続けるリスクがあります。
例えば、今年いただいた年賀状の中で、社名の漢字が間違われていたものがありました。
社内の回覧で回ってきた分厚い年賀状の束を見て、「これを全員が回覧するのって大変やな・・・」と思ったのでスキャンで取り込んでデータでの回覧にしたんです。その確認の時に見つけちゃいました。どの部分が間違っていたのかは伏せておきます。
ここで気を付けないといけないのは、一度間違った名前が登録されると、そのまま毎年同じ間違いが繰り返される可能性があること。そして、その間違いに気づかずに使い続けることで、相手への信頼を損ねることにもなりかねません。(たぶん相手は思ってますよ。今年も間違えてる・・・)
こうした問題は、社名変更や担当者変更にも言えます。お取引先の情報を更新せずに古いまま使用してしまうことも、無意識の失礼につながります。デジタルの時代だからこそ、データの扱いには一層の注意が必要です。
名前を間違えることは単なる誤字では済まされません。名前はその人、その会社にとって大切なアイデンティティです。そのため、たとえシステムのミスであっても、間違いは相手に対するリスペクトを欠いていると受け取られかねません。
もう一つ、私の個人的なエピソードを紹介します。私の名前の漢字はよく「都」と間違われましたが、読み間違いもよくありました。就職活動の時期などは訳の分からないセールスや勧誘の電話がたくさん家にかかってきました。そしてそういう電話は100%、私の名前を間違えます。なので私の母はそのたびに「そんな人いません!」と電話を切り、セールスや勧誘の電話をシャットアウトしていました(笑)。私の名前を読めるかどうかが知り合いかどうかのひとつのバロメータ的な(笑)
今振り返ると、このエピソードには重要な教訓があります。名前を正確に読み、正しく書くという行為が信頼の第一歩だということです。それを怠ると、相手は「自分のことをきちんと理解していない」と感じ、不信感を抱く可能性が高まります。
名前の間違いを防ぐためには、データの登録時に正確な入力を行うことが何よりも重要です。しかし、それだけでは不十分です。以下のポイントを意識することで、ミスを最小限に抑えられるでしょう。
年賀状は、新年のご挨拶を通じてお互いの信頼を再確認する大切なツールです。しかし、その中で「名前を間違える」という失礼をしてしまうと、信頼を損ねるきっかけになりかねません。これは年賀状だけでなく、日々の業務でも同様です。
デジタル化が進む現代だからこそ、データの扱いには細心の注意を払いましょう。そして、一度登録した情報を「正しい」と思い込まず、定期的に見直す習慣をつけることが大切です。
新しい年が皆さまにとって、素晴らしい成果をもたらす一年となりますように。今年もどうぞよろしくお願いいたします。
この記事が少しでもお役に立てば幸いです。
また、今年のデータ管理に関するご相談があれば、いつでもご連絡ください。
中小製造業専門のIT参謀 村上 郁 (むらかみ かおる) |
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