【情報共有】いつでもどこでも誰でも簡単に

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vol.727

今日、会長が「村上さ〜ん」って呼ぶので
近寄っていき会長の話を聞きました。

どうやら

「パソコンのメールに着信した
添付ファイルを明日の
Zoom打ち合わせで使うから、
ええようにしてくれ」

ということらしい。

さてこの会長宛の
メールの添付ファイル、
あなたならどうしますか？

①参加人数分を印刷して
自社の参加者4名に手渡す。

②そのメールを参加者
全員に転送する。

③そのメールを自分宛で転送し、
添付ファイルをファイルサーバに
保存する。

その保存先をメールで
参加者に通知。

こんな感じですかねぇ。

※「会長にやってもらう」
選択肢は始めからありません。

私なら会長のPC上で
私のチャット宛に
添付ファイルを貼り付けます。

そして私のPCで
その添付ファイルを
Dropboxのフォルダに保存。

これで社内のメンバー全員に
同じファイルを共有でき、

スマホでもタブレットでも
見ることができます。

さらに会議室のPCにも
Chatworkを入れているので、

会議室のPCでZoomを開き、
先ほどの添付ファイルを
画面共有したりもできる。

要は、ファイルの保存先を
ネット上のクラウドに置くことで
どこにいようが同じファイルを
見ることができる。

そしてチャットワークで
情報共有することで

メールを送るよりも簡単に
即座に情報が共有できるんです。

文面にするとあんまり
便利に見えないけど（笑）

どれだけ少ない手順で、
間違えず確実に必要な人にだけ
簡単に情報共有できるか。

特にこのコロナ禍では
いつ、誰が自宅待機に
なるかわかりません。

そしてコロナ禍を想定したこの
「いつでもどこでも簡単に
情報共有できる環境」

って実は

家庭の事情で自宅勤務に
ならざるを得ない人や

体に障害を持つ人でも

情報は同じタイミングで
同じ内容が共有できる、

つまり情報弱者を
生まない仕組みなんです。

私が若かりし20年前くらいなら
それをいいことに

自宅でも夜中でも
スマホを持ち歩いて
チャットにはすぐ返信しろ！

なんていわれたでしょうが

（ちなみにその時代に
スマホはありません）、

今は個々人の働き方を
尊重する時代。

いつでもどこでも
できるからこそ、

いつやるか、
どこでやるかを

自分で決めることが
大切なんです。

情報共有にタイムラグを
生まない。

情報の濃淡をつけない。

情報へのアクセスを
皆同じように簡単にする。

社員が能動的に
動くようにするためには
まず環境整備が大切。

必要な情報がいきわたった
状態で初めて、

自分の頭で考えて
他の人と意見交換する
土台ができます。

情報を正確にかつ迅速に
行き渡らせることの
できる組織は

これから可能性が
大きく広がりますよ。

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